30º Aniversario

Hoy 25 de Noviembre de 2018 cumplimos 30 años. 30 años como distribuidores y servicio técnico de los equipos de impresión MITA en su momento y de KYOCERA Document Solutions desde 2000. 30 años equipando con los mejores fabricantes oficinas, aulas colectivas, instalaciones comerciales… 30 años dando el mejor asesoramiento a nuestros clientes a fin de que mejoren su entorno y condiciones de trabajo.

No queremos dejar pasar este momento sin agradecérselo un año más a todos nuestros clientes, amigos y proveedores. Gracias a vosotros seguimos mejorando día a día, planteándonos nuevos retos y ofreciendo mejores soluciones a las necesidades que se plantean en las empresas y administraciones.

Gracias por confiar en nosotros, 

el equipo de OFIMAQ.

LEXNET y KYOCERA

SMART OFFICE CENTRE ABOGADOS | PROCURADORES

Equipo multifuncional inteligente creado exclusivamente para abogados o procuradores.

Smart Office ABOGADOS | Smart Office Centre PROCURADORES
Es el nuevo equipo inteligente de última generación de KYOCERA totalmente orientado a satisfacer la regulación legislativa del Ministerio de Justicia basada en la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal mediante la nueva plataforma telemática LEXNET.
CUMPLIMIENTO LEGISLATIVO
El principal uso de Smart Office Abogados consiste en ayudarte a subir la documentación de los expedientes de tus casos de manera más eficiente y gestionar las notificaciones que el órgano judicial involucrado te envíe.
TODO EN UN ÚNICO LUGAR Y EN FORMATO DIGITAL
Adicionalmente, con sus potentes funcionalidades de archivado y búsqueda, dispondrás de toda tu información en formato digital y en un único lugar, pudiendo encontrar en cuestión de segundos tus documentos.
Y POR SUPUESTO, IMPRIME, COPIA,…
Este equipo inteligente, además de cumplir con la legislación y facilitar el día a día con los documentos, hace lo que hacen el resto de equipos.

Niveles de seguridad para la destrucción de tus soportes de datos: Norma DIN 66399

La norma DIN 66399 ha sido desarrollada por el Comité de Estándares de Tecnologías de la Información y Aplicaciones (NIA).

La nueva norma DIN 66399 reemplaza a la norma DIN 32757 y describe los requisitos para las máquinas destructoras y procesos para la trituración de datos.  Los cambios más significativos son:

  • Tres clases de protección: La determinación de los requisitos de protección y la asignación de la clase de protección, así como los niveles de seguridad sirven la clasificación de los datos resultantes.
  • Seis categorías de materiales: Por primera vez, la norma define diferentes clasificaciones de materiales, también refleja el formato de la información presentada en el soporte de datos (documentos de papel, soportes de datos ópticos, magnéticos o electrónicos y discos duros).
  • Siete niveles de seguridad: En lugar de los cinco niveles de seguridad anteriores, la nueva norma DIN 66399 define ahora siete niveles de seguridad. Una diferencia importante es el nuevo nivel de seguridad P-4 con una superficie de pedazos de material máxima de 160 mm², el nivel anterior 4 se convierte en nivel P-5 y el anterior nivel 5 se convierte en el P-6. El “Nivel 6”, que no se reflejaba previamente en la norma DIN, se convertirá en el nivel P-7.

CLASES DE PROTECCIÓN  SEGÚN NORMA 66399

PROTECCIÓN CLASE 1 

Protección normal requerida para datos internos cuya publicación o difusión no autorizada podría tener un impacto negativo limitado en la empresa, pero que la protección de datos personales debe estar garantizada. Podría ser un riesgo para la posición y la situación financiera de las personas afectadas.
Ejemplos: correspondencia, publicidad personalizada, catálogos, circulares, notas …

PROTECCIÓN CLASE 2 

Alta protección requerida para datos confidenciales, que es accesible por un círculo reducido de personas. La divulgación no autorizada podría tener consecuencias importantes para la compañía y violar leyes o compromisos contractuales. La protección de datos personales debe cumplir con estrictos requisitos para no poner en un riesgo considerable la posición social y financiera de las personas afectadas.
Ejemplos: conocimientos relevantes, correspondencia como ofertas, consultas, notas, mensajes, datos personales …

PROTECCIÓN CLASE 3 

Alta protección exigida para datos muy confidenciales y secretos, accesibles únicamente a un círculo reducido de personas autorizadas. Su divulgación no autorizada tendría graves consecuencias que amenazarían la existencia de la organización y violaría el secreto profesional, contratos y leyes. Es esencial que la confidencialidad de los datos personales se conserve para evitar riesgos para la salud, seguridad o libertad de las personas afectadas …
Ejemplos: documentos de gestión de I + D, datos financieros, información confidencial ….

La asignación de las tres clases de protección hasta el nivel de seguridad puede ser realizada por medio de la siguiente tabla:

Nivel

1 y 2

Nivel

3

Nivel

4

Nivel

5

Nivel

6

Nivel

7

CLASE 1 ●¹ ●² ●² ●² ●²
CLASE 2 ●² ●²
CLASE 3
¹ Para datos personales este nivel no es aplicable
² Un nivel de seguridad superior cubre la clase de protección de una mejor manera.

CLASIFICACIÓN DE MATERIALES SEGÚN NORMA 66399

Además del papel, la norma DIN 66399 cubre otros soportes de datos clasificándose de la siguiente manera:

P: La información se muestra en tamaño original, por ejemplo, papel, películas, formularios impresos. Niveles de seguridad P-1 a P-7.

F: La información que se muestra en forma reducida, por ejemplo microfilms, transparencias. Niveles de seguridad F-1 a F-7.

O: Información en soportes de datos ópticos, por ejemplo CDs / DVDs. Niveles de seguridad O-1 a O-7.

T: Información en soportes de datos magnéticos, por ejemplo, Tarjetas de identificación, disquetes. Niveles de seguridad T-1 a T-7.

H: Información en unidades de discos duros magnéticos. Niveles de seguridad H-1 a H-7.

E: La información en soportes de datos electrónicos, por ejemplo, memorias USB, tarjetas de chip. Niveles de seguridad E-1 a E-7.

NIVELES DE SEGURIDAD  SEGÚN NORMA 66399

Cuando la información se muestra en tamaño original, por ejemplo, papel, películas, formularios impresos, los niveles de seguridad serán los siguientes:

P-1:  Documentos de carácter general para que sean ilegibles o anulados. Partículas de material con una superficie < 2000 mm² o tira de longitud indeterminada de anchura < 12 mm

P-2: Documentos internos que pasarán a ser ilegibles o anulados. Partículas de material con una superficie < 800 mm² o tira de longitud indeterminada de anchura < 6 mm.

P-3: Datos sensibles y confidenciales, así como datos personales sujetos a altos requisitos de protección. Partículas de material con una superficie < 320 mm² (por ejemplo partículas 4 x 80 mm.) o tira de longitud indeterminada de ancho < 2 mm.

P-4: Datos altamente sensibles y confidenciales, así como los datos personales que sean objeto de altos requisitos de protección. Partículas de material con una superficie < 160 mm² y regulares con ancho de tira < 6 mm (por ejemplo partículas 4 x 40 mm).

P-5: Datos con información confidencial de importancia fundamental para una persona, empresa o institución. Partículas de material con una superficie < 30 mm² y regulares con ancho de tira < 2 mm. (por ejemplo partículas 2 x 15 mm).

P-6: Datos confidenciales con medidas de seguridad extraordinarias. Partículas de material con una superficie < 10 mm² y regulares con ancho de tira < 1 mm. (por ejemplo partículas de 0,8 x 12 mm).

P-7: Datos estrictamente confidenciales con las más elevadas precauciones de seguridad.
Partículas de material con una superficie < 5 mm² y regulares con ancho de tira < 1 mm (por ejemplo partículas 0,8 x 5 mm).

DETALLES IMPORTANTES RELACIONADOS CON LA NORMA DIN 66399:

La seguridad es considerablemente mayor y es preferible a otros procedimientos, si la destrucción de los soportes de datos se realiza directamente en el establecimiento por la persona responsable.
• Se recomienda una separación de los soportes de datos para su destrucción según el nivel de seguridad requerido. En caso de que esto no es posible, la destrucción debe haber alcanzado de manera uniforme el nivel de seguridad más alto con la finalidad de minimizar el riesgo de destrucción insuficiente.

Fuente: IDEAL, ofimaquinas, EBA

La productividad y la reducción del papel, determinantes para los Gerentes de Sistemas en 2014

IDC -principal proveedor global de inteligencia de mercado, servicios de asesoría y organización de eventos para los mercados de tecnologías de la información y las comunicaciones- ha realizado, a petición de KYOCERA Document Solutions, un amplio estudio sobre los hábitos de documentales y de impresión, así como  las prioridades de los gerentes de sistemas para 2014 en las empresas.

El informe refleja que el reto prioritario para las compañías es acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio. Y es que la crisis y los actuales ciclos de consumo están obligando a las empresas a ser más ágiles, lo que en términos de gestión documental se traduce en una necesidad de mayor fluidez dentro de la propia organización.

En segundo lugar, las empresas también sitúan como una prioridad para este 2014 la reducción de los costes vinculados a los procesos que incluyan papel ya que, más allá de los ahorros directos que supone eliminar el papel en la compañía, al prescindir de los documentos físicos y su almacenaje también se reducen notablemente los gastos de almacenamiento, gestión y conservación de los mismos así como el tiempo empleado por el personal encargado. Por todo ello, la digitalización se consolida como una de las apuestas estratégicas más importantes para las empresas en nuestros días.

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En cuanto a la nube, ésta aún no está afectando de forma directa en la gestión documental de las empresas; sin embargo, todas ellas coinciden a la hora de afirmar que, en un futuro, todos estos procesos deberán tener en cuenta el cloud computing.

La otra gran tendencia en este terreno es la movilidad, ya imparable dentro de las organizaciones, según recoge el informe. Sin embargo, los graves problemas de seguridad y de control sobre los documentos en el entorno móvil siguen preocupando a los Gerentes de Sistemas y responsables de TI, por lo que superar estas barreras en los próximos meses será esencial para el desarrollo de este paradigma.

Desconocimiento de los costes reales de impresión

El estudio también revela que las compañías de nuestro país dedican hasta el 5% de su presupuesto total de TI a la partida correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas afirma desconocer los costes reales en dicha materia.

Y es que, por su propia naturaleza, valorar el gasto real en impresión es un proceso muy complicado. En ese sentido, dentro del coste total de la impresión no se debe contabilizar únicamente la amortización de la máquina y el precios de los tóneres, sino también la electricidad empleada y el soporte técnico que se encarga de que ese equipamiento funcione correctamente día tras día.

Las respuestas de OFIMAQ a las inquietudes de los Gerentes de Sistemas y Responsables de TI

OFIMAQ, especialista en gestión documental, asesora a sus clientes con un seguimiento continuo de sus parques de impresión, para optimizar tanto el uso como el coste asociado al funcionamiento de los mismos. Este análisis dinámico y el trabajo conjunto con los Gerentes de Sistemas de las empresas, consigue el óptimo funcionamiento de los sistemas de impresión y gestión documental, reduciendo tanto los costes directos -papel, consumibles, cpi,…- como los indirectos -personal de TI, tiempos de parada por revisiones, por cambios de consumibles…-.

La experiencia adquirida con el trabajo de 25 años en el sector y el trabajo conjunto con nuestros clientes nos permiten enfrentar con solvencia la práctica totalidad de problemas que puedan tener en su empresa. Por ello ofrecemos auditorías de costes de impresión y asesoría a las empresas y profesionales que nos lo soliciten, con la garantía de una empresa transparente que identifica la satisfacción del cliente como la mejor herramienta para el éxito conjunto.

La cualificación e innovación continua sitúa a OFIMAQ en la vanguardia de las empresas del sector en el asesoramiento, implantación y mantenimiento de sistemas integrales de gestión documental. Para ello ofrecemos:

  • soluciones completas de digitalización con multifuncionales integrados en el Sistema de Gestión Documental MyDOCument,
  • herramientas de control y gestión del parque de impresión integradas en MyQ,
  • dispositivos de impresión -multifuncionales e impresoras de las gamas TASKalfa y ECOSYS- pensados para obtener el menor coste total de adquisición con el mayor respeto al medio ambiente y unos niveles de fiabilidad extremos.

FUENTE DE CONTENIDOS: Kyocera Document Solutions España

MyDOCument: el gestor documental de KYOCERA para tu empresa

¿Qué es MyDOCument?

MyDOCument es una solución diseñada para cubrir todas las necesidades de gestión de documentos de una empresa. Para ello, la aplicación cuenta con apartados donde almacenar de manera ordenada la documentación de clientes, proveedores, finanzas, gerencia y recursos humanos, de tal manera que se puedan guardar documentos relacionados con la gestión básica de la empresa.

MyDOCument Business es una solución para aquellas empresas que sobre todo necesitan archivar y encontrar documentos rápidamente.

Con el gestor documental MyDOCument Business es posible:

☑ Archivar documentos electrónicos: MyDOCument permite archivar todo tipo de documentos de la empresa de manera sencilla y eficiente mediante una interfaz de usuario muy similar al Explorador de Windows. Los documentos se indexan con una serie de metadatos o campos de búsqueda que son los que permiten clasificar el documento y recuperarlo posteriormente.

☑ Digitalizar documentos en papel: MyDOCument permite digitalizar documentos y almacenarlos en la aplicación. Además permite recuperar información automáticamente, reconociendo partes concretas del documento para extraer información.

☑ Recuperar información de documentos archivados: Los documentos almacenados se buscan normalmente en base a sus metadatos. En el caso de que no se sepa exactamente cómo buscar un documento, también se puede buscar por su contenido, es decir, se podrá localizar aquellos documentos que contengan una determinada palabra o palabras.
Gestión documental para gestionar los documentos archivados

☑ Gestionar los documentos archivados: Desde la aplicación cualquier documento almacenado puede reemplazarse, descargarse o enviarse por correo electrónico, de tal manera que se pueda trabajar cómodamente.

MyDOCument Enterprise, además de las funciones de MyDOCumente Business de archivar, digitalizar, recuperar y gestionar documentos, permite realizar lo siguiente:

☑ Procesado automático de documentos: MyDOCument permite el procesado automático de los documentos, permitiendo agrupar documentos, evitar duplicados, capturar información del propio documento o enviarlo por e-mail.
Son muchas las aplicaciones en la empresa, como facturación digital, albarán digital, información en tiempo real a los clientes sobre el estado de sus pedidos/reclamaciones, …

☑ Establecimiento de flujos de trabajo con documentos: MyDOCument permite integrar los flujos de trabajo de la empresa en la aplicación, de tal manera que los documentos vayan pasando de unos usuarios a otros en base al procedimiento establecido.
Los flujos pueden incluir procesos manuales de aprobación por personas responsables, aprobaciones automáticas, captura automática de información del documento, firma electrónica, e incluso notificaciones por e-mail, de tal manera que se pueda replicar exactamente, de manera electrónica, el proceso que actualmente se lleve a cabo en papel.
Se automatizan procesos como aprobación de factura de proveedores, de referencias de producto o de estudios de calidad, gestión de reclamaciones de clientes/ticketing, gestión de pedidos, etc, o incluso pequeños procesos internos como aprobación de vacaciones, distribución de nóminas, etc.

☑ Conectividad con ERP: Con MyDOCument es posible interactuar con el ERP de tal manera que se produzca el intercambio de información entre ambas aplicaciones. La información capturada de los documentos almacenados puede ser enviada al programa de gestión, pudiendo igualmente recuperar información vinculada a los documentos contenida en el mismo.
La interconexión nos evita gestionar información de forma manual evitando realizar trabajo innecesario, como por ejemplo tomar los valores de una factura de compra aprobada para generar una orden de pago en nuestro ERP, con MyDOCUment todo este proceso se realiza de forma automática.

☑ Business Intelligence: Dado que la gestión de las empresas está vinculada a los documentos que se manejan, toda la información relativa al estado y gestión de los mismos resulta de gran valor. Con MyDOCument podrá ver el tiempo empleado en la gestión de los documentos, medir la eficiencia de los procesos y ver el estado de cada uno de ellos en cada momento.

FUENTE DE CONTENIDOS: Kyocera Document Solutions España

KYOCERA lanza dos nuevos multifuncionales A3 de gran rendimiento y versatilidad

Año nuevo, multifuncionales nuevos. KYOCERA Document Solutions estrena 2014 presentando sus nuevos equipos multifuncionales monocromo, los TASKalfa 3010i y TASKalfa 3510i, diseñados para alcanzar el mayor rendimiento en entornos profesionales que requieran un volumen de impresión de más de 5.000 documentos al mes.

Los nuevos multifuncionales TASKalfa disponen de tres alimentadores de papel de 50, 100 o 175 hojas, ofreciendo una velocidad de hasta 160 escaneos por minuto que proporcionan mayor flexibilidad y productividad en la digitalización de documentos. En cuanto a la entrada de papel, permiten el uso de tamaños personalizados desde el cajón (con tamaños comprendidos entre A6 y A3) con una capacidad de hasta 4.100 hojas. Diversas opciones de finalizado de los documentos permiten adaptar y facilitar su producción documental a las necesidades de trabajo de su oficina o grupo de trabajo.

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Más allá de la rapidez en la impresión (30 o 35 páginas por minuto), los nuevos multifuncionales de KYOCERA están adaptados a la creciente demanda de movilidad por parte de las empresas, ya que permiten compartir documentos gracias a la aplicación gratuita Kyocera Mobile Print y Apple AirPrint, que facilita enviar los archivos directamente desde un dispositivo móvil –smartphone o tablet- al multifuncional, así como ampliar la movilidad del negocio hacia terrenos que van más allá de la propia empresa. Asimismo pueden estar conectados con tus documentos en la nube en los servicios de Evernote y Google Drive.

Todo ello controlado desde una pantalla táctil a color de 8,5 pulgadas deslizable, tipo tablet o smartphone, que permite a los usuarios acceder de forma rápida y sencilla a las funciones más habituales, como copia, escaneo y fax.

En cuanto a su escáner, éste cuenta con tecnología OCR que permite convertir de forma automática los archivos físicos a PDF editables. De esta manera, los usuarios pueden copiar y pegar datos del documento a las aplicaciones ofimáticas más usadas por las empresas, como PowerPoint o Word.

Respeto medioambiental

Los nuevos equipos de KYOCERA cumplen, como es habitual en los equipos de esta marca, con los más altos estándares medioambientales y de eficiencia energética (Blue Angel y Energy Star), con un consumo eléctrico un 52% inferior al de sus predecesoras, y sin que el rendimiento se vea afectado en absoluto.

FUENTE: Blog KYOCERA