¿Qué es MyDOCument?

MyDOCument es una solución diseñada para cubrir todas las necesidades de gestión de documentos de una empresa. Para ello, la aplicación cuenta con apartados donde almacenar de manera ordenada la documentación de clientes, proveedores, finanzas, gerencia y recursos humanos, de tal manera que se puedan guardar documentos relacionados con la gestión básica de la empresa.

MyDOCument Business es una solución para aquellas empresas que sobre todo necesitan archivar y encontrar documentos rápidamente.

Con el gestor documental MyDOCument Business es posible:

☑ Archivar documentos electrónicos: MyDOCument permite archivar todo tipo de documentos de la empresa de manera sencilla y eficiente mediante una interfaz de usuario muy similar al Explorador de Windows. Los documentos se indexan con una serie de metadatos o campos de búsqueda que son los que permiten clasificar el documento y recuperarlo posteriormente.

☑ Digitalizar documentos en papel: MyDOCument permite digitalizar documentos y almacenarlos en la aplicación. Además permite recuperar información automáticamente, reconociendo partes concretas del documento para extraer información.

☑ Recuperar información de documentos archivados: Los documentos almacenados se buscan normalmente en base a sus metadatos. En el caso de que no se sepa exactamente cómo buscar un documento, también se puede buscar por su contenido, es decir, se podrá localizar aquellos documentos que contengan una determinada palabra o palabras.
Gestión documental para gestionar los documentos archivados

☑ Gestionar los documentos archivados: Desde la aplicación cualquier documento almacenado puede reemplazarse, descargarse o enviarse por correo electrónico, de tal manera que se pueda trabajar cómodamente.

MyDOCument Enterprise, además de las funciones de MyDOCumente Business de archivar, digitalizar, recuperar y gestionar documentos, permite realizar lo siguiente:

☑ Procesado automático de documentos: MyDOCument permite el procesado automático de los documentos, permitiendo agrupar documentos, evitar duplicados, capturar información del propio documento o enviarlo por e-mail.
Son muchas las aplicaciones en la empresa, como facturación digital, albarán digital, información en tiempo real a los clientes sobre el estado de sus pedidos/reclamaciones, …

☑ Establecimiento de flujos de trabajo con documentos: MyDOCument permite integrar los flujos de trabajo de la empresa en la aplicación, de tal manera que los documentos vayan pasando de unos usuarios a otros en base al procedimiento establecido.
Los flujos pueden incluir procesos manuales de aprobación por personas responsables, aprobaciones automáticas, captura automática de información del documento, firma electrónica, e incluso notificaciones por e-mail, de tal manera que se pueda replicar exactamente, de manera electrónica, el proceso que actualmente se lleve a cabo en papel.
Se automatizan procesos como aprobación de factura de proveedores, de referencias de producto o de estudios de calidad, gestión de reclamaciones de clientes/ticketing, gestión de pedidos, etc, o incluso pequeños procesos internos como aprobación de vacaciones, distribución de nóminas, etc.

☑ Conectividad con ERP: Con MyDOCument es posible interactuar con el ERP de tal manera que se produzca el intercambio de información entre ambas aplicaciones. La información capturada de los documentos almacenados puede ser enviada al programa de gestión, pudiendo igualmente recuperar información vinculada a los documentos contenida en el mismo.
La interconexión nos evita gestionar información de forma manual evitando realizar trabajo innecesario, como por ejemplo tomar los valores de una factura de compra aprobada para generar una orden de pago en nuestro ERP, con MyDOCUment todo este proceso se realiza de forma automática.

☑ Business Intelligence: Dado que la gestión de las empresas está vinculada a los documentos que se manejan, toda la información relativa al estado y gestión de los mismos resulta de gran valor. Con MyDOCument podrá ver el tiempo empleado en la gestión de los documentos, medir la eficiencia de los procesos y ver el estado de cada uno de ellos en cada momento.

FUENTE DE CONTENIDOS: Kyocera Document Solutions España

MyDOCument: el gestor documental de KYOCERA para tu empresa

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